eBilling, die elektronische Rechnung ganz ohne Papier

Übersetzt man das Wort eBilling ins Deutsche, heißt es so viel wie elektronische Rechnung. Aus diesem Grund liest man auch oft in diesem Zusammenhang den Begriff eRechnung. Erwirbt man zum Beispiel über einen Onlineshop einen Drucker, wird die eRechnung per PDF versendet und der Empfänger hat einen direkten Überblick über den erworbenen Artikel.

eRechnungen per PDF versenden hat den Vorteil, dass sich das Unternehmen Zeit und Geld spart. Im Jahr werden rund 700 Millionen Rechnungen in Papierform verschickt und dies ist für die Umwelt sehr belastend. Nehmen Firmen den Weg der Online-Rechnung in Anspruch, fällt das Ausdrucken, Einkuvertieren und Frankieren der Rechnungen weg und somit auch die Wartezeit bis zum Erhalt der Rechnung des Kunden. eBilling stellt die gleiche Sicherheit dar, wie die Rechnung per Post. Durch das Signaturgesetz ist die Rechnung verschlüsselt und im Nachhinein können keine Veränderungen mehr vorgenommen werden. Dies ist für den Kunden von großer Bedeutung, denn so wird ihm die Richtigkeit der Rechnung gewährleistet.

Durch eBilling braucht der Rechnungsempfänger keine dicken Ordner mehr zu Hause zu sammeln, denn die Rechnungen können nun bequem auf dem PC oder Laptop gespeichert werden. Je nach Notwendigkeit besteht die Möglichkeit, die eRechnung für spätere Fälle abzurufen und eventuell auszudrucken. Die Firmen sind verpflichtet, die versandten Rechnungen, wie auch Papier-Rechnungen, für 7 Jahre aufzubewahren. Wie ein Unternehmen dies tätig, ist ihm frei überlassen und oft kommen CDs oder DVDs zum Einsatz. Wichtig ist, dass die Rechnungen sorgfältig archiviert werden. Bei einer Finanzprüfung müssen die Abrechnungen bereit stehen und da zahlt sich die Ordnung aus.


Autor: Elke Lohre
Elke.lohre(at)onmeco.de