Eintreiben von Forderungen für Kleinunternehmer

Jedem Unternehmer passiert es mehr oder minder regelmäßig, dass ein Kunde seine Rechnungen nicht oder sehr spät bezahlt. Dafür können mehrere Gründe vorliegen, die man mit den unten beschriebenen Verfahren erkennen und bekämpfen kann. Grundsätzlich gilt, dass zunächst mit "sanften" Methoden versucht werden sollte, den Kunden zum Bezahlen der Forderung zu bringen. Sie sollten immer eine Zahlungsfrist auf Ihrer Rechnung vermerken und können den Kunden bei  Angebotsabgabe ruhig fragen, ob diese für den Kunden annehmbar ist. Damit haben Sie ihn einerseits auf die Zahlungsfrist aufmerksam gemacht und können ihn bei Verzug an seine Zusage erinnern.

Ein Kunde, dem Sie mit dem Anwalt oder Gerichtsvollzieher drohen ist unwiderbringlich verloren und wird erst recht nicht zahlen wollen, daher ist eine langsame Vorgehensweise nach dem Motto "hartnäckig, höflich, häufig" angeraten. 

1. Der Kunde ist mit der gelieferten Ware oder Dienstleistung nicht zufrieden

Sie haben für den Kunden gearbeitet oder eine Ware geliefert, mit der der Kunde nicht zufrieden ist. Maßgeblich ist hier Ihr Angebot und evt. zugesicherte Eigenschaften von Ihnen oder von Seiten des Herstellers. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, dem Kunden zu seiner verlangten Ware oder Dienstleistung zu verhelfen. Haben Sie keine Möglichkeit dies zur Zufriedenheit des Kunden durchzuführen so ist abzuwägen: Sie können eine Nachbesserung bzw. Nachlieferung vornehmen oder den Fall an den Hersteller senden und diesen um Stellungnahme bitten, die sie an den Kunden weiterleiten. Lehnen Sie sich beim Angebot zu weit aus dem Fenster dann haben Sie schlechte Karten, besser ist es den Kunden auf mögliche Probleme hinzuweisen, dies stärkt auch Ihre Glaubwürdigkeit.

2. Der Kunde zahlt generell sehr spät

Bei "Stammkunden" kommt es vor, daß diese spät bezahlen. Ich habe z.B. einen Kunden, der immer erst nach mehrfacher höflicher Erinnerung zahlt. Dies liegt nicht an seiner Boshaftigekeit sondern einfach an dessen chaotischer Buchhaltung. Wenn auch ein guter Kontakt zu der Buchhaltung des Kunden nichts nützt dann müssen Sie Ihre Vorgehensweise bei dem Kunden umstellen: bieten Sie Ihre Leistungen oder Produkte nur noch gegen (teilweise) Vorkasse an, schließen Sie Verträge mit regelmäßigen Zahlungen und buchen Sie diese per Lastschriftverfahren beim Kunden ab. Dieser Typ Kunde ist schlampig und macht Ihnen das Leben damit schwer, aber er ist besser als kein Kunde.

3. Der Kunden kann nicht zahlen

Wenn der Kunde nicht zahlen kann dann sprechen Sie ihn direkt darauf an und bieten Sie ihm eine spätere Zahlung oder ein Abstottern des Betrags an. Es nützt nichts, den Kunden nun mit Mahnungen zu bombardieren oder sofort einen Rechtsanwalt einzuschalten, so kommen Sie ggf. erst später an Ihr Geld als bei einer einvernehmlichen Lösung, ausserdem schadet dies dem Verhältnis zum Kunden.

 4. Der Kunde will nicht zahlen und vertröstet sie

Dies ist der schwierigste Fall und er wird durch die Vertröstungen i.d.R. auch sehr spät bemerkt. Manche Kunden sind Fachleute in dieser Hinhaltetaktik, da sie vsich einen Vorteil durch ihr Verhalten versprechen. Sie müssen hier eine klare letzte Frist zur Zahlung setzen und dem Kunden androhen, die Forderung mit rechtlichen Mitteln einzutreiben. Trennen Sie sich danach am besten von diesem Kunden.

Empfohlene Vorgehensweise zum Eintreiben von Forderungen für Kleinunternehmer:

• Nehmen Sie unbedingt ein Zahlungsziel in ihre Rechnung auf
• Rufen Sie den Kunden nach Ablauf der Frist an und erinnern sie ihn höflich an die Zahlung, lassen sie sich einen verbindlichen Termin für die Zahlung nennen
• Rufen Sie nach Ablauf des Termins wieder an und lassen Sie noch einen weiteren Termin mit sich vereinbaren. Parallel dazu senden Sie eine freundliche Zahlungserinnerung an den Kunden.

Wenn auch der zweite Termin fruchtlos verstreicht dann senden Sie dem Kunden eine 1. und dann noch eine 2. Mahnung, in der Sie sich vorbehalten, rechtliche Schritte zum Eintreiben Ihrer Forderung durchzuführen. Weitere Mahnungen sind sinnlos da der Kunde weiß, daß er zu zahlen hat. Begleiten Sie diese Mahnungen mit häufigen Telefonanrufen, in denen Sie höflich, häufig und hartnäckig nach ihrem Geld fragen.

Wenn auch die 2. Mahnung fruchtlos bleibt dann bieten sich Ihnen 3 Wege:

• Der Gang zum Anwalt - teuer
• Der Verkauf Ihrer Forderung an ein Inkassounternehmen- auch teuer
• Ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten - billig aber evt. ineffektiv, wenn der Kunden dies abwehrt

Wenn Sie häufiger Probleme mit der Zahlungsmoral Ihrer Kunden haben und Forderungen eintreiben müssen dann sollten Sie Ursachenforschung betreiben: ist die von Ihnen verkaufte Ware so schlecht, erwecken Sie den Anschein dass man mit Ihnen Schlitten fahren könnte oder lassen Sie es an eindeutigen Zahlungszielen fehlen?

Autor: Redaktion